Kopertowanie

Kopertowanie to proces kompletowania, składania i pakowania dokumentów. Jest to najbardziej czasochłonny i skomplikowany element procesu przygotowania papierowej korespondencji masowej i wymagający tym samym zastosowania bardzo specjalistycznych urządzeń. Z tego względu kopertowanie to najczęściej zamawiana usługa outsourcingowa jeśli klient nie korzysta z oferty kompleksowej obsługi korespondencji.

Do kopertowania maszynowego stosujemy koperty w formacie C6/5 (DL) lub C5. Koperty te posiadają okienka, w których po procesie kopertowania widoczne są dane adresata, wydrukowane wcześniej na dokumencie. Mogą to być koperty zwykłe lub koperty z nadrukiem (logo, dane nadawcy, rodzaj listu, opłata pocztowa). W procesie kopertowania wykorzystujemy wysokiej jakości koperty Proinsert-90. Kopertujemy dokumenty, które są drukowane w naszym centrum lub materiały dostarczone nam przez klientów. 

Kompleksowa obsługa korespondencji za pomocą zewnętrznej firmy jest dla przedsiębiorców jednym z kilku możliwych rozwiązań. Nie każdy się na nią decyduje. W takiej sytuacji warto jednak rozważyć przynajmniej częściowe odciążenie zasobów swojej firmy - przynajmniej w tych najbardziej czasochłonnych i żmudnych czynnościach. Do takich bez wątpienia należy kopertowanie listów. Na dużą skalę wymaga ono zastosowania specjalistycznego sprzętu - który nawet dla średniej firmy oznacza spory wydatek.

Kopertowanie korespondencji przez firmę zewnętrzną - jak to wygląda w praktyce?

Kopertowanie jest najbardziej czasochłonnym i pracochłonnym etapem wysyłki tradycyjnych listów. Tym bardziej, że zazwyczaj firmy nie posiadają odpowiedniego do tego celu sprzętu, więc wszystko musi być robione ręcznie przez pracowników. To zaś powoduje wygenerowanie dużych kosztów i wykorzystanie cennych zasobów ludzkich, które można wykorzystać w inny sposób.

W przypadku współpracy z Naszą firmą przedsiębiorca musi jedynie stworzyć dokument i przekazać go poprzez dedykowany panel. Kopertowanie wydrukowanych dokumentów odbywa się na zautomatyzowanej linii, przy użyciu specjalnego sprzętu, zaprojektowanego z myślą o właśnie tej czynności. Już zapakowane, gotowe do wysyłki listy przekazywane są do doręczenia Poczcie Polskiej.

Jakie korzyści płyną z outsourcingu kopertowania listów?

Omawiając kwestię outsourcingowego kopertowania korespondencji w firmie, warto zwrócić uwagę na jedną rzecz. Mianowicie - firma zewnętrzna, obsługująca kompleksowo korespondencje, jest wyspecjalizowana w realizacji wyłącznie takich czynności jak na przykład etap jakim jest kopertowanie listów. W związku z tym organizacja pracy tej firmy opiera się na optymalizacji tej czynności.

Dzięki temu firma wykonująca zlecenie ponosi dużo mniejsze koszty i poświęca mniej czasu oraz zasobów na wykonanie tej czynności, niż musiałaby poświęcić firma zlecająca. Oznacza to, że ostateczny koszt wykonanie usługi również spada. Co więcej - zostaje wykonana ona szybciej, sprawniej i dokładniej, niż w przypadku samodzielnej realizacji.

Można więc powiedzieć, że outsourcing procesu takiego jak kopertowanie jest lepszym rozwiązaniem praktycznie pod każdym względem, niż samodzielna jego realizacja. Warto chociażby sprawdzić, jak to przebiega w praktyce - bowiem efekt po wdrożeniu outsourcingu jest bardzo odczuwalny. Nagle dysponujemy w firmie dodatkowymi pracownikami, którzy dosłownie nie mają co robić. Przy okazji ponosimy mniejsze koszty.